Cara Ekspor Data Referensi dari RefWorks ke Mendeley/Zotero

RefWorks sering digunakan institusi untuk manajemen referensi, tetapi banyak dosen dan peneliti perlu memindahkan koleksi referensi mereka ke Mendeley atau Zotero untuk workflow yang berbeda. Cara Ekspor Data Referensi dari RefWorks ke Mendeley/Zotero memberikan panduan praktis, troubleshooting, dan checklist yang membantu mempercepat proses migrasi tanpa kehilangan metadata penting.

Mengapa Anda Perlu Memindahkan Referensi dari RefWorks?

Banyak peneliti memilih untuk memindahkan pustaka referensi mereka dari RefWorks ke Mendeley atau Zotero karena alasan kompatibilitas, fitur offline, integrasi plugin Word, atau preferensi kolaborasi. Studi tentang pemanfaatan Mendeley di lingkungan akademik menunjukkan beberapa problem teknis dan kebutuhan pelatihan untuk memaksimalkan manfaat manajer referensi (Sukirno & Soeprijanto, 2021). Selain itu, pelatihan penggunaan Mendeley dan Zotero terbukti meningkatkan keterampilan sitasi dan efisiensi penulisan ilmiah (Permana & Puspitaningsih, 2025).

Gambaran Umum Proses Ekspor-Impor

Secara umum, proses migrasi melibatkan dua langkah utama:

• Ekspor referensi dari RefWorks ke format pertukaran standar (RIS, BibTeX, atau RefWorks XML).
• Impor file ekspor tersebut ke Mendeley atau Zotero, lalu lakukan verifikasi metadata dan penanganan duplikasi.

Format Pertukaran yang Direkomendasikan

• RIS — paling kompatibel dengan Mendeley dan Zotero.
• BibTeX — cocok jika Anda menggunakan LaTeX/Overleaf.
• RefWorks XML — kadang tersedia, namun kompatibilitas bervariasi.

Persiapan Sebelum Migrasi (Checklist)

• Backup: Ekspor seluruh referensi sebagai file RIS/BibTeX dan simpan di tempat aman.
• Catat koleksi (folders) penting yang ingin dipindahkan.
• Periksa apakah PDF lampiran perlu diunduh terpisah atau dapat diekspor bersamaan.
• Pastikan Mendeley Desktop (atau Mendeley Reference Manager) dan Zotero terbaru sudah terpasang.
• Aktifkan plugin Word (Mendeley/Zotero) jika Anda akan terus menyisipkan sitasi di dokumen.

Langkah-Langkah: Ekspor dari RefWorks

Berikut langkah yang umum digunakan pada ProQuest RefWorks (antarmuka bisa sedikit berbeda antara versi lama dan baru):

1. Login ke akun RefWorks Anda.
2. Pilih folder atau semua referensi yang ingin diekspor. Anda dapat memilih banyak folder satu per satu untuk ekspor bertahap.
3. Klik menu Export atau ikon ekspor (biasanya di toolbar).
4. Pilih format RIS (Recommended). Jika Anda pengguna LaTeX pilih BibTeX.
5. Centang opsi untuk menyertakan lampiran (attachments) jika tersedia dan jika Anda ingin mengunduh PDF sekaligus. Perlu diperhatikan beberapa instansi menonaktifkan ekspor attachment karena size.
6. Klik Export dan simpan file (.ris atau .bib) di lokasi yang mudah diakses.

Langkah-Langkah: Impor ke Mendeley

Untuk Mendeley Desktop atau Mendeley Reference Manager:

1. Buka Mendeley Desktop atau Reference Manager.
2. Pilih File > Add Files (Mendeley Desktop) atau Import > Files (Reference Manager).
3. Pilih file .ris atau .bib yang diekspor dari RefWorks. Anda juga dapat menyeret file ke jendela Mendeley.
4. Tunggu proses impor selesai. Periksa koleksi (folders) dan tempatkan referensi ke folder yang sesuai di Mendeley.
5. Jika PDF tidak terikut, gunakan fitur Watch Folder atau seret PDF ke entri referensi satu per satu.
6. Gunakan Tools > Check for Duplicates (Mendeley Desktop) untuk menyelesaikan duplikasi.

Langkah-Langkah: Impor ke Zotero

Zotero memiliki fitur impor yang kuat dan langkah umumnya:

1. Buka Zotero (aplikasi desktop).
2. Pilih File > Import.
3. Pilih file .ris atau .bib yang diekspor dari RefWorks, lalu klik Next > Finish.
4. Zotero akan membuat koleksi baru (folder) jika diimpor sebagai batch. Pindahkan referensi jika perlu.
5. Periksa panel kanan (metadata) untuk memastikan author, title, journal, DOI, dan halaman terisi dengan benar.
6. Gunakan tampilan Duplicate Items di Zotero untuk menggabungkan atau menghapus referensi ganda.

Contoh Kasus: Ekspor Koleksi Besar dengan Lampiran

Jika Anda memiliki ratusan referensi dengan PDF, beberapa institusi melaporkan bahwa ekspor attachment dari RefWorks mungkin gagal atau sangat lambat. Dalam kasus ini, langkah efisien adalah:

• Ekspor metadata (RIS) dahulu.
• Gunakan kemampuan sinkronisasi Mendeley/Zotero untuk menarik PDF otomatis berdasarkan DOI (fitur ini tidak selalu 100% akurat—verifikasi manual diperlukan).
• Untuk artikel tanpa DOI, unduh PDF dari sumber resmi (publisher atau repository institusi) lalu seret ke entri referensi.

Troubleshooting Umum dan Solusi

1. Field Tidak Lengkap atau Terpotong

Penyebab umum: Ketidaksesuaian mapping antara format ekspor RefWorks dan field di Mendeley/Zotero.

• Solusi: Periksa dan perbaiki field penting (author, year, title, journal, DOI) di aplikasi tujuan. Gunakan pencarian DOI di Google Scholar atau Portal ISSN jika perlu.

2. Duplikasi Referensi

Duplikasi sering terjadi jika Anda mengimpor beberapa kali atau menggabungkan koleksi. Gunakan fitur duplikat di Mendeley/Zotero dan gabungkan metadata terbaik menjadi satu entri.

3. PDF Tidak Terhubung

• Solusi: Jika PDF tidak ikut diekspor, unduh manual dari repository (contoh: Garuda atau Google Scholar) lalu lampirkan.
• Gunakan plugin browser Zotero Connector atau Mendeley Web Importer untuk menangkap metadata dan PDF dari halaman jurnal.

4. Plugin MS Word Tidak Berfungsi

Menurut studi di lingkungan UGM, salah satu masalah yang sering muncul adalah plugin Word tidak berfungsi pasca-migrasi. Pastikan Anda:

• Memasang ulang plugin Mendeley/Zotero untuk Word (Tools > Install MS Word Plugin).
• Menjalankan Word dengan hak admin saat instalasi plugin jika perlu.

Tips Validasi Metadata & Kualitas Sitasi (Pre-submission Review)

• Periksa DOI: Pastikan setiap entri yang memiliki DOI tertulis benar, karena DOI membantu penemuan otomatis PDF.
• Standarisasi nama penulis: Gunakan format “Family, Given” untuk konsistensi.
• Konfirmasi gaya sitasi sesuai jurnal target—misalnya journal terindeks Sinta mungkin memiliki selingkung khusus.
• Gunakan Turnitin atau pemeriksa plagiarisme sebagai bagian dari pre-submission review untuk memastikan integritas naskah.

Kapan Harus Pilih Mendeley atau Zotero?

Memilih antara Mendeley dan Zotero bergantung pada kebutuhan:

• Mendeley: Integrasi yang baik untuk peneliti yang mengandalkan fitur social network, kemampuan penelusuran PDF, dan preferensi personal. Namun beberapa pengguna memerlukan pelatihan untuk mengatasi sinkronisasi dan plugin (Sukirno & Soeprijanto, 2021).
• Zotero: Sangat baik untuk manajemen file lokal, fleksibilitas metadata, dan ekosistem add-on yang kuat—sering direkomendasikan bila Anda menggunakan berbagai format bibliografi (Ivey & Crum, 2018).

Referensi komparatif antar tools dapat membantu dalam pemilihan awal (Ivey & Crum, 2018).

Studi Kasus Singkat: Pengalaman Migrasi di Lingkungan Akademik

Di beberapa fakultas, tim perpustakaan melakukan workshop migrasi dan menemukan masalah umum seperti instalasi awal, sinkronisasi data, dan plugin Word yang tidak bekerja. Intervensi efektif meliputi sesi praktik, demonstrasi impor-ekspor, dan template troubleshooting (Permana & Puspitaningsih, 2025).

Tips Lanjutan: Integrasi dengan Alat Lain

• Jika Anda menggunakan Overleaf/LaTeX: ekspor BibTeX dan unggah ke proyek Overleaf; periksa konsistensi entry key.
• Integrasi dengan Google Scholar: periksa metadata tambahan dengan pencarian otomatis di Google Scholar.
• Cek ISSN untuk jurnal yang kurang jelas melalui portal ISSN.
• Verifikasi indeksasi jurnal di SINTA atau Garuda sebelum submit: SINTA (Kemdiktisaintek) dan Garuda.

Checklist Final Sebelum Submit Jurnal

• Semua referensi sudah lengkap metadata (author, year, title, journal, volume, pages, DOI).
• Daftar pustaka sesuai gaya selingkung jurnal target.
• Duplikasi telah diselesaikan.
• PDF lampiran telah terhubung atau disimpan di repository institusi.
• Plugin sitasi di Word berfungsi dan tes sitasi berhasil.
• Lakukan pre-submission review (format, etika, sitasi) untuk meningkatkan peluang terima.

Kesimpulan dan CTA

Migrasi referensi dari RefWorks ke Mendeley atau Zotero relatif straightforward jika mengikuti langkah ekspor RIS/BibTeX dan proses impor yang benar. Perhatian khusus diperlukan pada lampiran PDF, penanganan duplikasi, dan validasi metadata—langkah-langkah ini meningkatkan akurasi sitasi saat submit jurnal, termasuk jurnal terindeks Sinta. Untuk kebutuhan publikasi lanjut (cek gaya selingkung, pre-submission review, atau percepatan submit ke jurnal nasional/internasional), tim Mahri Publisher siap membantu dengan konsultasi dan pendampingan publikasi.

Butuh percepatan publikasi? Konsultasi gratis tim Mahri Publisher — pelajari layanan kami di halaman publikasi atau langsung ajukan permintaan layanan melalui formulir kami: Form Order Mahri Publisher.

References

• https://doi.org/10.22146/mi.v30i2.4054 — Sukirno & Haxa Soeprijanto (2021). Problematika pemanfaatan Mendeley di lingkungan akademik.
• https://doi.org/10.65881/creative.v1i1.4 — Permana & Puspitaningsih (2025). Pelatihan pengelolaan referensi menggunakan Mendeley dan Zotero.
• https://doi.org/10.5195/jmla.2018.468 — Ivey & Crum (2018). Choosing the right citation management tool: EndNote, Mendeley, RefWorks, or Zotero.
• SINTA (Kemdiktisaintek). https://sinta.kemdiktisaintek.go.id/
• Garuda (Kemdiktisaintek). https://garuda.kemdiktisaintek.go.id/
• ISSN Portal. https://portal.issn.org/
• Google Scholar. https://scholar.google.com/