10 Kesalahan dalam Submit Manual ke Sistem OJS — Panduan Praktis

Submit artikel melalui Open Journal Systems (OJS) seringkali menimbulkan kebingungan, terutama saat dilakukan secara manual. Artikel ini membahas “10 Kesalahan dalam Submit Manual ke Sistem OJS”, membantu Anda mengidentifikasi masalah umum dan memberikan solusi praktis agar proses publikasi lebih efisien.

Mengapa memperbaiki kesalahan submit OJS itu penting?

Submit yang salah bukan hanya menyebabkan penolakan awal (desk rejection) atau keterlambatan proses peer review, tetapi juga berpotensi merusak reputasi penulis dan jurnal. Di era 2026, SINTA dikelola oleh Kemdiktisaintek dan tingkat akurasi metadata serta kepatuhan etika menjadi semakin diperhatikan oleh pengelola jurnal nasional dan internasional (SINTA Kemdiktisaintek). Oleh karena itu, memahami 10 kesalahan paling umum saat melakukan submit manual ke OJS adalah langkah penting untuk meningkatkan peluang diterima.

Ringkasan: 10 Kesalahan dalam Submit Manual ke Sistem OJS

• 1. Format dokumen tidak sesuai template jurnal
• 2. Metadata penulis tidak lengkap atau keliru
• 3. Mengunggah versi dokumen yang salah
• 4. Cover letter, abstrak, dan kata kunci tidak optimal
• 5. Pelanggaran etika dan tingkat kemiripan tinggi
• 6. Referensi tidak lengkap atau tanpa DOI
• 7. Deskripsi metodologi tidak replikabel
• 8. Lampiran (data/supplementary) tidak diberi label atau hilang
• 9. Mengabaikan instruksi pra-submit atau pre-submission review
• 10. Kesalahan teknis saat memilih jenis submission atau jurnal

1. Format dokumen tidak sesuai template jurnal

Penyebab umum: Penulis menggunakan gaya penulisan umum atau template lain sehingga tata letak, margin, heading, dan gaya sitasi tidak sesuai pedoman jurnal. Banyak jurnal berbasis OJS menolak atau menunda proses jika dokumen tidak sesuai template.

Solusi

• Unduh template jurnal dari laman jurnal di OJS atau halaman editorial. Pastikan Anda menggunakan template versi terbaru.
• Gunakan tools seperti Mendeley atau Zotero untuk format sitasi sesuai gaya jurnal (APA, Vancouver, IEEE, dll.).
• Periksa kembali struktur: judul, abstrak (bahasa Indonesia & Inggris jika diminta), kata kunci, introduction, metode, hasil, pembahasan, kesimpulan, dan daftar pustaka.

Manfaat: Mempercepat proses desk check dan mengurangi peluang reviewer menolak karena masalah format.

2. Metadata penulis tidak lengkap atau keliru

Penyebab umum: Nama penulis, afiliasi, email, atau urutan penulis salah di form metadata OJS. Ini mengakibatkan konflik kepemilikan (authorship) atau kesulitan komunikasi editorial.

Solusi

• Isi metadata secara lengkap: nama lengkap, gelar akademik hanya jika diminta, afiliasi yang jelas (institusi & alamat), ORCID (jika diminta), dan email aktif.
• Gunakan standar penulisan afiliasi agar dapat dikenali oleh sistem pengindeks (mis. Google Scholar).

Manfaat: Mengurangi permintaan revisi administratif dan memperjelas atribusi saat artikel terindeks.

3. Mengunggah versi dokumen yang salah

Penyebab umum: Mengunggah file draft, file berisi komentar reviewer, atau file yang masih berisi highlight/track changes. Ini sering terjadi saat penulis tidak membuat versi final yang bersih.

Solusi

• Ekspor dokumen ke PDF final tanpa komentar atau track changes.
• Simpan versi terpisah: manuscript_final.pdf, manuscript_blind.pdf (jika double-blind peer review), dan supplementary files. Penamaan file yang konsisten membantu editor dan reviewer.

Contoh praktis: OJS versi 3 memiliki fitur QuickSubmit untuk memproses naskah masuk; memahami flow QuickSubmit (lihat referensi tentang QuickSubmit OJS 3) membantu editor meminimalkan kesalahan teknis.

4. Cover letter, abstrak, dan kata kunci tidak optimal

Penyebab umum: Cover letter hanya berisi salam singkat tanpa menjelaskan kontribusi ilmiah, abstrak terlalu panjang/pendek, atau kata kunci tidak relevan untuk indeksasi.

Solusi

• Tulis cover letter yang singkat namun padat: jelaskan novelty, relevansi dengan scope jurnal, dan permintaan jenis review (mis. expedited review jika tersedia).
• Abstrak maksimal 250 kata; sertakan tujuan, metode, hasil utama, dan implikasi.
• Pilih 3–6 kata kunci yang relevan dan sering digunakan di database seperti Google Scholar dan SINTA.

Manfaat: Meningkatkan visibilitas di mesin pencari dan memudahkan editor memilih reviewer tepat (impact factor quartile dan relevansi topik).

5. Pelanggaran etika dan tingkat kemiripan tinggi

Penyebab umum: Duplikasi data, self-plagiarism, atau sitasi tidak lengkap. Banyak jurnal menjalankan pengecekan Turnitin/Similarity check sebelum review.

Solusi

• Jalankan pengecekan similitude dengan Turnitin sebelum submit. Pastikan persentase kemiripan sesuai kebijakan jurnal.
• Jika ada overlap dengan publikasi sebelumnya, jelaskan dalam cover letter dan lampirkan pernyataan novelty.
• Pahami COPE guidelines dan kebijakan etika jurnal.

Referensi pelatihan menunjukkan bahwa banyak mahasiswa kesulitan memakai OJS dan memahami etika publikasi; pelatihan praktis meningkatkan kepatuhan penulis (Da Costa & Somelok, 2024).

6. Referensi tidak lengkap atau tanpa DOI

Penyebab umum: Referensi tidak mengikuti format jurnal, banyak tanpa DOI, atau sumber primer tidak bisa diverifikasi.

Solusi

• Verifikasi setiap referensi; tambahkan DOI jika tersedia. Gunakan Google Scholar atau CrossRef untuk mencari DOI.
• Gunakan format referensi sesuai pedoman jurnal. Perangkat seperti Mendeley dapat membantu sinkronisasi metadata referensi.

Manfaat: Mempermudah editor dan reviewer melakukan cek literatur dan meningkatkan kredibilitas naskah.

7. Deskripsi metodologi tidak replikabel

Penyebab umum: Metode hanya disebutkan secara ringkas tanpa detail protokol, alat, atau analisis statistik yang cukup. Reproduksibilitas adalah kriteria penting bagi reviewer.

Solusi

• Jelaskan langkah-langkah penelitian secara sistematis dan sertakan diagram alur jika perlu.
• Lampirkan data mentah atau kode analisis sebagai supplementary files bila relevan.

Studi tentang peningkatan literasi penulisan menunjukkan bahwa pelatihan metode penelitian mengurangi kesalahan deskriptif di artikel mahasiswa (Salamah & Darmalaksana, 2021).

8. Lampiran data/supplementary tidak diberi label atau hilang

Penyebab umum: File tambahan tidak diberi nama jelas, belum di-zip, atau ukuran file melebihi batas upload OJS.

Solusi

• Label setiap file dengan format yang jelas, mis. “Supp_Table1.csv” atau “Appendix_Methods.pdf”.
• Jika file besar, gunakan repositori data yang diakui dan sertakan link persistent (mis. DOI dataset) pada metadata.

Manfaat: Reviewer mendapat akses mudah ke data pendukung sehingga evaluasi ilmiah menjadi lebih cepat dan transparan.

9. Mengabaikan instruksi pra-submit atau pre-submission review

Penyebab umum: Penulis melewatkan opsi pre-submission review atau tidak membaca pengumuman editorial tentang persyaratan khusus.

Solusi

• Lakukan “pre-submission review” singkat: cek struktur, etika, dan kecocokan scope jurnal sebelum submit resmi.
• Konsultasikan dengan rekan senior atau layanan pendamping publikasi untuk mendapatkan masukan awal.

Produk layanan pendamping seperti yang ditawarkan oleh Mahri Publisher membantu memperbaiki manuskrip sebelum submit: lihat paket publikasi di halaman publikasi Mahri Publisher untuk rincian layanan.

10. Kesalahan teknis saat memilih jenis submission atau jurnal

Penyebab umum: Mengunggah artikel ke bagian yang salah di OJS (mis. mengirimkan ke bagian editorial yang tidak relevan), atau memilih tipe artikel (review, original research) yang keliru.

Solusi

• Periksa scope jurnal dan rubrik artikel yang diterima. Pilih kategori yang sesuai saat mengisi form OJS.
• Jika ragu, hubungi editor melalui email yang tertera di OJS sebelum submit.

Jika Anda memerlukan bantuan teknis untuk proses submit manual, tim Mahri Publisher juga menyediakan pendampingan submit jurnal dan layanan proofreading. Anda dapat menghubungi tim melalui form order untuk konsultasi lebih lanjut.

Checklist Pre-Submission (Langkah Cepat Sebelum Klik Submit)

• Dokumen memakai template jurnal terbaru.
• Metadata penulis lengkap dan benar (ORCID jika ada).
• File final tanpa komentar/track changes.
• Cover letter jelas dan singkat.
• Abstrak dan kata kunci relevan untuk indeks (Google Scholar, SINTA).
• Similarity check (Turnitin) di bawah ambang batas jurnal.
• Referensi lengkap dengan DOI bila tersedia.
• Metode rinci dan data pendukung tersedia atau terlink.
• File supplementary diberi nama baik dan dapat diunduh.
• Pilih tipe artikel dan bagian jurnal yang benar di OJS.

Langkah koreksi setelah penolakan atau permintaan revisi

Jika editor mengembalikan naskah dengan komentar administrasi atau meminta revisi, lakukan langkah-langkah berikut:

1. Baca seluruh komentar dengan seksama. Pisahkan komentar administratif dan substantif.
2. Buat tabel tanggapan reviewer: kolom untuk komentar, penjelasan, dan tindakan yang diambil.
3. Perbaiki dokumen sesuai instruksi; tandai perubahan secara jelas (track changes untuk revisi yang diminta oleh editor, tetapi minta editor jika mereka menginginkan versi bersih).
4. Unggah semua file yang diminta dan sertakan cover letter yang menjelaskan perubahan.
5. Jika penolakan final, pertimbangkan untuk mengajukan ke jurnal lain setelah memperbaiki masalah utama (format & etika).

Sumber daya dan alat yang direkomendasikan

• Turnitin (similarity check)
• Mendeley atau Zotero (manajemen referensi)
• Grammarly atau layanan proofreading akademik
• SINTA untuk memeriksa status jurnal nasional: SINTA
• Garuda untuk referensi jurnal nasional: Garuda
• Portal ISSN untuk verifikasi jurnal: ISSN Portal
• Google Scholar untuk cek sitasi dan visibility: Google Scholar

Studi kasus singkat dan implikasi praktis

Sebuah pengabdian masyarakat menunjukkan bahwa pelatihan penggunaan OJS untuk mahasiswa meningkatkan kualitas submit dan menurunkan kesalahan format secara signifikan (Da Costa & Somelok, 2024). Selain itu, studi tentang penerapan sistem informasi menunjukkan bahwa proses terstruktur (waterfall/UM L) dan dokumentasi membantu mengurangi kesalahan administratif—sebuah prinsip yang relevan ketika menyiapkan metadata dan lampiran untuk OJS (Aqilah et al., 2023).

Kesimpulan dan CTA

Memahami “10 Kesalahan dalam Submit Manual ke Sistem OJS” dan menerapkan checklist pre-submission akan mengurangi risiko penolakan administratif, mempercepat proses review, dan meningkatkan peluang artikel Anda diterima dan terindeks (baik sebagai jurnal terindeks SINTA maupun jurnal internasional). Jika Anda ingin percepatan proses publikasi, konsultasi gratis tim Mahri Publisher tersedia untuk pre-submission review, proofreading, dan pendampingan submit—lihat layanan kami di halaman publikasi Mahri Publisher atau mulai proses melalui form order. Tingkat keberhasilan tinggi berdasar data pengalaman tim kami, tanpa klaim berlebihan.

References

• Aqilah al afif fadhil et al., 2023. Sistem Informasi Manajemen Persediaan Berbasis Web di CV. Makmur Sejahtera Palopo. Jurnal Processor. DOI: https://doi.org/10.33998/processor.2023.18.2.1385
• Nyimas Shoffah Shofiyatus Salamah & Wahyudin Darmalaksana, 2021. Peningkatan Penulisan Artikel Mahasiswa bagi Akselerasi Publikasi Ilmiah Pendidikan Tinggi. DOI: https://doi.org/10.57032/edukasi.v1i2.68
• Wahyudin Darmalaksana, 2020. Ekspektasi Pembelajaran Berbasis Kurikulum. DOI: https://doi.org/10.15575/kp.v2i3.9530
• Romilda Arivina Da Costa & Grace Somelok, 2024. Pelatihan Penulisan Artikel Ilmiah dan Cara Submit ke OJS. DOI: https://doi.org/10.30598/gabagabavol4iss1pp18-24
• Niels Erik Frederiksen, 2018. Quick Submit i OJS 3. DOI: https://doi.org/10.7146/ojssb.v9i8.104880
• SINTA Kemdiktisaintek. https://sinta.kemdiktisaintek.go.id/
• Garuda. https://garuda.kemdiktisaintek.go.id/
• ISSN Portal. https://portal.issn.org/
• Google Scholar. https://scholar.google.com/